همه ما در کسب و کارهای خود به دنبال بهبود کارایی تیم فروش و در راستای آن افزایش فروشمان هستیم. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان( CRM ) یک انتخاب منطقی است. مهم است که ما نرم‌افزار CRM درستی را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم.
در جلسات فروشی که من به واسط نرم افزار CRM شرکت کرده‌ام، متوجه شدم، یک اشتباه بزرگ در کسب وکارهای ایرانی در حال رخ‌دادن است و آن شیوه انتخاب نرم‌افزار CRM است، اغلب مدیران روند درستی را برای انتخاب نرم افزار CRM مورد نیاز خود طی نمی‌کنند. این روند نادرست در صورتیکه مدیر کسب و کار آدم خوش‌شانسی نباشد، با احتمال بالا به سه مقصد ختم می‌شود:
مقصد اول: بعد از یک سال متوجه می‌شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و استفاده از crm را قطع می‌کنند.
مقصد دوم: بعد از یک سال متوجه می‌شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به استفاده از این انتخاب نادرست ادامه می‌دهند.
مقصد سوم: بعد از یک سال متوجه می‌شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به فکر تغییر می‌افتند.
در هر کدام از این ۳ حالت شما کمترین چیزی که از دست می‌دهید، هزینه‌ای است که بابت نرم افزار پرداخت کرده‌اید، هزینه خسارت‌های دیگر جدی‌تر است.
در مقصد اول، انتخاب نادرست شما امکان استفاده از یک ابزار موثر در افزایش کارایی فروش‌تان را می گیرد. (بخوانید: اثرات CRM در کسب و کارها، بخوانید: وقتی CRM ندارید چه چیزهای را از دست می دهید)
در مقصد دوم: شما نه تنها با نرم‌افزار CRM کارایی بخش فروش را افزایش نداده‌اید بلکه یک کار هم به کارهای کارمندان فروش خود اضافه کرده‌اید، پس این ابزار به جای کمک به شما، شما را متضرر خواهد کرد، بهتر است به فکر مقصد اول یا مقصد سوم باشید.
در مقصد سوم: شما علاوه بر هزینه پرداختی بابت نرم‌افزار CRM یک سال از اثرات خوب CRM بی‌بهره مانده‌اید اما باز مقصد سوم، مقصد هوشمندانه‌تری است.
پس مهم است ما شیوه درستی را در انتخاب نرم افزار CRM اجرا کنیم تا به واسطه آن با احتمال بالایی از اثرات خوب CRM در کسب و کار خود بهره‌مند شویم.
۷ گام برای انتخاب درست یک نرم‌افزار CRM
گام اول: آیا اصلا شما به نرم‌افزار CRM نیاز دارید؟
اولین سوالی که شما باید از خودتان بپرسید این است که آیا شما واقعا، واقعا، واقعا به نرم‌افزار CRM نیاز دارید؟ یا نه فقط به این خاطر که زیاد در مورد این ابزار شنیده‌اید می‌خواهید به سراغ آن بروید.
به عنوان مثال اگر شما یک شرکت پیمانکار هستید که به مشتریان محدود ( زیر ۱۰ شرکت) سرویس می‌دهید به احتمال زیاد به این نرم‌افزار نیاز ندارید.
اگر شما به این نرم‌افزار نیاز نداشته باشید و آن را تهیه کنید فارغ از هزینه نرم‌افزار یک ابزار بی‌کاربرد به کسب و کارتان اضافه می‌کنید که می‌تواند مشکل‌های زیادی برای‌تان به وجود بیاورد.
خوب اگر پاسخ سوال شما آری است به گام دوم بروید، اگر نه همین جا می‌توانید این مقاله را کنار بگذارید و از زمان خود به گونه بهتر استفاده کنید.
گام دوم: هدف خود را برای خرید CRM تعیین کنید؟
هدف دقیق خود را از خرید این نرم‌افزار مشخص کنید، جدا از این موضوع این ماجرا در هر خرید دیگری اگر رعایت شود، شما انتخاب هوشمندانه‌تری انجام داده‌اید، از خرید یک گوشی موبایل گرفته تا ماشین و خانه!
آیا می‌خواهید به وسیله نرم‌افزار CRM اطلاعات مشتریان، سرنخ‌ها و فرصت‌های خود و تعاملات کارمندان فروش‌تان را با آنها در یک‌جا به صورت متمرکز داشته باشید؟
آیا می‌خواهید CRM به کارمندان شما انگیزه بیشتر برای فروش و همکاری تیمی ایجاد کند؟
آیا می‌خواهید بدانید هر کدام از کارمندان فروش شما پیگیری‌های خود را به شکل درستی انجام می‌دهند؟
آیا می‌خواهید بدانید که نرخ تبدیل زنگ‌خور به مشتری هر کدام از کارمندهای فروش‌تان چقدر است؟
آیا می‌خواهید اگر روزی یکی از کارمندان فروش شما از شرکت رفت، مشکلی برای شما پیش نیاید؟
استعداد یادگیری کارمندان شما چقدر است و چقدر می‌خواهید نرم‌افزار ساده باشد؟
آیا می‌خواهید یک مراقبت جدی از مشتریان خود داشته باشید، مثلا مطمئن شوید که با هر مشتری یک بار در هفته صحبت می‌شود؟
به دنبال چه شاخص‌هایی در بخش فروش هستید؟
در این مرحله بسیار مهم است که شما نیازمندی‌های دقیق خود و اهداف دقیق‌تر خود را از CRM مشخص کنید.
وقتی که اهداف و نیازهای خود را مشخص کردید آنها را لیست کنید، سعی کنید چند بار این اهداف و نیازمندی‌های را هرس کنید، در هر ردیف از این لیست این سوال را از خودتان بپرسید؟
این واقعا هدف من است؟ من واقعا به این نرم‌افزار نیاز دارم؟ آیا می‌توانم حذف‌ش کنم ؟
همه می‌دانیم درختان خوب هرس شده میوه‌های درشت‌تر و خوشمزه‌تری را تولید می‌کنند.
گام سوم: یک تصمیم بسیار مهم، نرم‌افزار با پرداخت ماهیانه (Cloud CRM) یا نرم‌افزار یک‌بار خرید (On Premise)
در سال ۲۰۰۸ فقط ۱۲ درصد نرم‌افزارهای خریداری شده در دنیا از نوع نرم‌افزارهای با پرداخت ماهیانه بود و ۸۸ درصد نرم‌افزارها یک‌بار خرید بودند، این عدد در سال ۲۰۱۴ تقریبا برعکس شد یعنی ۸۷ درصد نرم‌افزارهای خریداری شده با پرداخت ماهیانه بودند و فقط ۱۳ درصد نرم‌افزارها یک‌بار خرید بودند!
گام چهارم: به آنهایی بیشتر پول بدهید که به شما امکانات کمتری می‌دهند.
بعد از سه گام اول شما دانش درستی برای انتخاب نرم‌افزار CRM مورد نیاز خود خواهید داشت. شاید شما هم قبلا آبمیوه‌گیری چند‌کاره‌ایی خریده‌اید که در انبار خانه خاک می‌خورد و الان از یک آب پرتغال گیری یک کاره فعال روی کابینت آشپزخانه‌تان استفاده می‌کنید! ماجرا ساده است، ابزارهایی که امکانات کمتر را با کیفیت بهتر ارائه می‌کنند، بیشتر استفاده می‌شوند و از آن طرف ابزارهایی که امکانات بیشتر دارند جذابیت بیشتری برای خرید دارند.
گام پنجم: نرم‌افزار هرچه ساده‌تر احتمال موفقیت‌ش بیشتر
ابزارهای ساده‌تر در حوزه فروش کاراتر هستند. هر نرم‌افزاری را که می‌خواهید خرید کنید از فروشنده آن سوال کنید چقدر طول می‌کشد تا نرم‌افزار را به کارمندان فروش آموزش داد؟ اگر این زمان از نیم ساعت بیشتر بود، باید در خرید آن نرم‌افزار تعلل کنید.
CRM قرار است در بخش هیجان‌انگیز و شلوغ فروش استفاده شود، اگر ساده نباشد قابل استفاده نخواهد بود. این نرم‌افزار قرار است کار کارمندان فروش را کمتر و زمان آنها را برای فروش بیشتر آزادتر کند، اگر ساده نباشد این اتفاق هرگز نخواهد افتاد.
پس دقت کنید به سراغ نرم‌افزاری بروید که به شکل قابل توجهی ساده باشد.
گام ششم: نسخه آزمایشی نرم‌افزار را با جدیت امتحان کنید.
خوب در این گام احتمالا شما نرم‌افزار مورد نظر خود را انتخاب کرده‌اید.
برای خرید عجله نکنید، اول امتحانش کنید.
Show room ها برای همین منظور درست شده‌اند، شما می‌توانید محصولی که می‌خواهید بخرید را قبل از خرید امتحان کنید.
نکته جالبی که در نرم‌افزارهای CRM وجود دارد این است که هر چقدر هم روند درستی را در انتخاب طی کنید اگر آن را به شکل واقعی استفاده نکنید، متوجه کارایی آن نخواهید شد.
نرم‌افزارهایی با پردازش ابری این امکان را به شما می‌دهند تا آنها را امتحان کنید.
اما نکته مهم این است در دوره آزمایشی به صورت واقعی از نرم‌افزار استفاده کنید! اگر به شکل واقعی استفاده کنید، واقعا متوجه کارایی یا عدم کارایی نرم‌افزار خواهید شد.
گام هفتم: همه باید بدانند زمانی کار انجام می‌شود که در CRM ثبت شود.
در این مرحله این شعار را در بین همکاران خود ماندگار کنید:
زمانی کاری انجام شده به حساب خواهد آمد که در CRM ثبت شود!
سوخت اصلی موتور همه CRM ها یاداشت‌ها و معاملاتی است که همکاران شما ثبت می‌کنند و همه می‌دانیم که موتور بی‌سوخت شما را به هیچ مقصدی نخواهد رساند.
ممکن است چند روز اول این موضوع برای همکاران شما سخت باشد؛ مثلا بگویند خیلی وقت ما را می‌گیرد، وای یعنی باید همه چیز را یاداشت کنیم و… سوال مهم این است اگر چیزی ثبت نشود چگونه می‌خواهد پیگیری شود؟
چند هفته که گذشت همه تیم فروش به شما خواهند گفت که دیگر بدون CRM نمی توانند کار کنند. به آنها بگویید که CRM به ازای هر کارمند، فروش را تا ۴۲ درصد افزایش می‌دهد.
