ساعت هشت شب است. از صبح یک لحظه هم بیکار نبوده‌اید؛ ده‌ها تماس جواب داده‌اید، چند مشکل فوری را حل کرده‌اید و پیام‌های بی‌شماری را پاسخ داده‌اید. اما وقتی به فهرست کارهای مهم‌تان نگاه می‌کنید، می‌بینید همان برنامه‌ای که قرار بود کسب‌وکارتان را یک قدم جلو ببرد، باز هم دست‌نخورده مانده است. این تجربه برای بیشتر صاحبان کسب‌وکار کوچک و مدیران آشناست: روز پر از کار است، اما پر از پیشرفت نیست. ماتریس آیزنهاور ابزاری ساده برای خروج از همین چرخه است؛ ابزاری که با دو پرسش کوتاه، تکلیف هر کار را روشن می‌کند.
- فوری بودن یک کار به معنای مهم بودن آن نیست؛ بیشتر کارهای فوری، خواسته‌ی دیگران‌اند نه هدف شما.
- ماتریس آیزنهاور کارها را در چهار خانه می‌چیند: انجام بده، برنامه‌ریزی کن، واگذار کن، حذف کن.
- رشد کسب‌وکار در خانه‌ی دوم اتفاق می‌افتد: کارهای مهمی که هنوز فوری نشده‌اند.
- اگر برای کارهای مهم در تقویم وقت ثابت نگذارید، کارهای فوری همیشه جای آن‌ها را می‌گیرند.
- مرور هفتگیِ نیم‌ساعته، ماتریس را از یک ایده‌ی جذاب به یک عادت کاری تبدیل می‌کند.
ماتریس آیزنهاور چیست و از کجا آمده است؟
نام این ابزار از دوایت آیزنهاور، ژنرال و سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور آمریکا، گرفته شده است. جمله‌ای منسوب به او مشهور است با این مضمون که «آنچه مهم است به‌ندرت فوری است و آنچه فوری است به‌ندرت مهم». سال‌ها بعد، استیون کاوی در کتاب پرفروش «هفت عادت مردمان مؤثر» همین ایده را به شکل یک جدول چهارخانه درآورد و آن را به یکی از شناخته‌شده‌ترین ابزارهای مدیریت زمان تبدیل کرد.
منطق ماتریس ساده است. درباره‌ی هر کار دو پرسش بپرسید: آیا این کار مهم است؟ و آیا فوری است؟ «مهم» یعنی کاری که به هدف‌های بلندمدت شما و کسب‌وکارتان کمک می‌کند. «فوری» یعنی کاری که همین حالا توجه می‌خواهد و معمولاً کسی منتظر آن است. از ترکیب پاسخ این دو پرسش، چهار خانه ساخته می‌شود و هر خانه دستور کار مشخصی دارد.
خانه‌ی اول: مهم و فوری؛ همین حالا انجام بده
بحران‌ها و مهلت‌های نزدیک در این خانه قرار می‌گیرند: مشتری بزرگی که ناراضی است و باید امروز با او صحبت شود، دستگاهی که از کار افتاده و تولید را متوقف کرده، یا اظهارنامه‌ای که مهلتش فردا تمام می‌شود. این کارها را نمی‌توان نادیده گرفت و باید خودتان و بی‌درنگ به آن‌ها رسیدگی کنید.
نکته‌ی مهم این است که خانه‌ی اول هرگز خالی نمی‌شود، اما نباید محل زندگی شما باشد. مدیری که همه‌ی روزش در این خانه می‌گذرد، دائم در حال خاموش کردن آتش است و دیر یا زود فرسوده می‌شود. بسیاری از بحران‌های این خانه در واقع کارهای مهمی بوده‌اند که وقتی هنوز فوری نبودند، کسی به آن‌ها نرسیده است.
خانه‌ی دوم: مهم اما غیرفوری؛ جایی که رشد اتفاق می‌افتد
ارزشمندترین کارهای هر کسب‌وکار در این خانه‌اند، و دقیقاً به همین دلیل که فوری نیستند، همیشه عقب می‌افتند. هیچ‌کس تماس نمی‌گیرد تا بپرسد چرا هنوز برای سال آینده برنامه ننوشته‌اید. نمونه‌های این خانه را همه می‌شناسیم:
- برنامه‌ریزی فصلی و بازبینی هدف‌ها
- آموزش کارکنان و مستند کردن روش انجام کارها
- تماس با مشتریان قدیمی و تقویت رابطه با آن‌ها
- بهبود محصول و رسیدگی به بازخوردهای تکراری
- نگهداری پیشگیرانه‌ی تجهیزات و مرور وضعیت مالی
- یادگیری مهارت تازه و رسیدگی به سلامت خودتان
تنها راه رسیدن به این کارها آن است که برایشان در تقویم وقت بگذارید؛ درست مثل یک جلسه با مهم‌ترین مشتری‌تان. مثلاً هر روز نود دقیقه‌ی اول صبح، پیش از باز کردن پیام‌رسان‌ها، فقط به یک کار از این خانه بپردازید. هرچه زمان بیشتری در خانه‌ی دوم بگذرانید، خانه‌ی اول کوچک‌تر می‌شود: دستگاهی که سرویس منظم شده، وسط سفارش بزرگ از کار نمی‌افتد.
خانه‌ی سوم: فوری اما غیرمهم؛ دام مشغله‌ی کاذب
این خانه فریبنده‌ترین بخش ماتریس است. کارهای آن سروصدا دارند و حس فوریت می‌دهند، اما به هدف‌های شما کمکی نمی‌کنند: بیشتر تماس‌ها و پیام‌های میان روز، جلسه‌هایی که حضورتان در آن‌ها ضروری نیست، و درخواست‌های کوچکی که هر کس دیگری هم می‌تواند انجام دهد. چون با انجام این کارها احساس مفید بودن می‌کنیم، به‌آسانی آن‌ها را با کارهای خانه‌ی اول اشتباه می‌گیریم.
دستور این خانه «واگذار کن» است. اگر همکار دارید، مسئولیت را همراه با اختیار لازم به او بسپارید. اگر تنها کار می‌کنید، این کارها را دسته‌بندی کنید و در زمان مشخصی انجام دهید؛ مثلاً پاسخ به پیام‌ها فقط در دو نوبت در روز. پاسخ آماده برای پرسش‌های تکراری، پیام خودکار و یک «نه» مؤدبانه هم از ابزارهای همین خانه‌اند.
خانه‌ی چهارم: نه مهم و نه فوری؛ حذف کن
گشت‌وگذار بی‌هدف در شبکه‌های اجتماعی، سر زدن پیاپی به آمار فروش بدون آنکه تصمیمی بر پایه‌ی آن گرفته شود، و وسواس روی جزئیاتی که مشتری هرگز نمی‌بیند، در این خانه جا می‌گیرند. این کارها را باید حذف کرد یا دست‌کم محدود. البته استراحت واقعی را با اتلاف وقت اشتباه نگیرید: خواب کافی، ورزش و وقت گذراندن با خانواده مهم‌اند و جایشان در خانه‌ی دوم است، نه چهارم.
چگونه ماتریس را در عمل به کار بگیریم؟
برای شروع به نرم‌افزار خاصی نیاز ندارید؛ یک برگ کاغذ کافی است. این گام‌ها را دنبال کنید:
- همه‌ی کارهایی را که در ذهن دارید، بدون ترتیب روی کاغذ بنویسید.
- برگه را به چهار خانه تقسیم کنید و هر کار را با همان دو پرسش در خانه‌ی خودش بگذارید.
- در خانه‌ی اول بیش از سه کار برای یک روز نگذارید؛ اگر همه‌چیز فوری و مهم باشد، در عمل هیچ‌چیز اولویت ندارد.
- برای هر کار خانه‌ی دوم، روز و ساعت مشخص در تقویم ثبت کنید.
- برای هر کار خانه‌ی سوم، نام یک نفر یا یک زمان ثابت بنویسید.
- کارهای خانه‌ی چهارم را خط بزنید.
هفته‌ای یک بار، مثلاً عصر پنجشنبه یا صبح شنبه، نیم ساعت برای مرور ماتریس وقت بگذارید. هر روز صبح هم پیش از شروع کار، سه دقیقه به آن نگاه کنید. همین مرور کوتاه است که ماتریس را زنده نگه می‌دارد.
اشتباه‌های رایج در استفاده از ماتریس
نخستین اشتباه این است که فوریت را دیگران برای ما تعریف کنند. هر پیامی که با «خیلی فوری» شروع می‌شود، برای کسب‌وکار شما فوری نیست. معیار اهمیت باید هدف‌های خودتان باشد؛ پس اگر هدف‌های سه‌ماهه‌ی روشنی نداشته باشید، تشخیص کار مهم از غیرمهم هم ممکن نیست.
اشتباه دوم واگذاری بدون پیگیری است. سپردن کار به دیگران یعنی توضیح دادن نتیجه‌ی مورد انتظار، تعیین مهلت و سر زدن در زمان مشخص؛ نه فراموش کردن کار. اشتباه سوم هم پر کردن ماتریس و کنار گذاشتن آن است. ماتریس یک عکس ثابت نیست؛ کارها با گذشت زمان از خانه‌ای به خانه‌ی دیگر می‌روند و فهرست باید همراه آن‌ها به‌روز شود.
جمع‌بندی
ماتریس آیزنهاور وقت بیشتری به شما نمی‌دهد؛ کمک می‌کند همان وقت محدود را صرف کارهایی کنید که واقعاً نتیجه می‌سازند. کارهای فوری همیشه خودشان را به شما تحمیل می‌کنند، اما کارهای مهم منتظر می‌مانند تا شما سراغشان بروید. توصیه‌ی عملی ما این است: همین امروز یک کار از خانه‌ی دوم انتخاب کنید، کاری که ماه‌هاست می‌دانید باید انجام شود، و برای فردا صبح یک ساعت بی‌مزاحمت در تقویم‌تان به آن اختصاص دهید. اگر این کار را سه هفته ادامه دهید، تفاوت را هم در آرامش خودتان و هم در وضعیت کسب‌وکارتان خواهید دید.
شما بیشترِ روز کاری‌تان را در کدام خانه‌ی این ماتریس می‌گذرانید و کدام کار مهم را مدت‌هاست عقب انداخته‌اید؟ تجربه‌ی خود را با ما در میان بگذارید و برای مطالب کاربردی بیشتر، به کانال تلگرام ما بپیوندید: @SuccessfulBusiness
